忙しいビジネスマンのための仕事効率化テクニック(第4回)TODO管理ファイルの活用法(その1)

 これまでに、TODO管理ファイルの作成方法(第1回)、朝一番に超速で一日のスケジュールを計画する方法(第2回)、新しいTODOが入ってきたときの最速で優先順位を考えることの重要性(第3回)について説明してきました。

 今回(第4回)では、TODO管理ファイルの活用法についてもっと詳しく説明したいと思います。

TODO管理ファイルの活用法(その1)

 TODO管理ファイルは、基本的に、一日のスケジュールを明確にして、今やるべき事に集中するのに役立つ方法ですが、実は、すべての作業の起点として、TODO管理ファイル活用することで、もっともっと仕事の効率をあげることができます。

TODO管理ファイルをすべての仕事の出発点にする

 私はTODO管理ファイルをすべての仕事の出発点にすえることで仕事の効率化を図っています。一例ですが、たとえば、将来のあるタイミングで誰かにメールで連絡する必要があるとします。そのメールを出すスケジュールをTODO管理ファイルに記録するとともに、メールの本文もTODO管理ファイル上で作成しています。

活用例)将来に出すメールの予定と本文をあわせて記録する

 だれかに指示や連絡をする場合、相手のことを考え、それを行う通知するタイミングを考えるのがより適切な対応です。ただ、それが1か月後や1年後であった場合、忘れてしまわないようにTODO管理ファイルに記録する、これは当然のことです。その時の通知内容を考え、メール本文を作成するのは将来時点(1か月後や1年後など)でもよいですが、今手がすいているので今のうちに作成しておきたい場合はどうしますか?メールソフト(outlook等)に下書きとして作成しておく?そんなことをしていたら、メールをいざ出そうとしたとき(1か月後や1年後など)には本文を作成して用意していたことすら忘れているはずです。それを解決するのは、

TODO管理ファイルに予定とメール通知の本文も併せて記載しておけば良いのです。以下は、今日が2019年4月7日だとして、1年後に会議開催案内を出す予定とメール本文を記録した例です。

------(20190407.docx)------

2019年4月7日

 〇時~X時:今日の予定A

2019年4月8日

 〇時~X時:明日の予定B

  :

2020年4月7日  (←1年後の予定)

〇時:関係者に会議の予定をメール連絡

(メール本文案)

:件名:会議開催案内

:関係各位

:お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

:下記の日程で会議を開催したく。

: 〇〇時~〇〇時、場所:〇〇会議室 

:よろしくお願いいたします。

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 このTODO管理ファイルを更新してけば1年後には、今日の予定の中にメール連絡の予定と、そのメール本文がTODO管理ファイル最上部に表示されますから(TODO管理ファイルの更新について、詳しくは「第2回」の以下のリンクをご参照)、予定していた時間に最速でメールを発信できるわけです。

http://ashitatenki.hatenablog.com/entry/2019/04/03/200047

まとめ

 TODO管理ファイルは、単に予定を一元管理するだけのものではなく、すべての仕事の起点にすえることでその真価が発揮できます。今回は、その一例として、将来だれかにメール連絡するときに最速で実行できるようにするとともに、仕事の量の平準化にも役立つ方法を説明しました。是非試してみてください!