忙しいビジネスマンのための仕事効率化テクニック 第2回「朝一でTODO管理ファイルを作成する」
第2回 朝一でTODO管理ファイルを作成する
昨日から、仕事効率化のためのTODO管理について記事を書いています。昨日は、WORDを使ったTODO（やるべき事）管理のやり方の基本を書きました。やり方は簡単で、日付をファイル名にしたWORDファイル（以降では、「TODO管理ファイル」といいます）を一つ作成して、その中に、日付順にTODOをどんどん追加していくだけです。
今日は、TODO管理ファイルの更新についてご説明します。TODO管理ファイルは、毎日、その日の仕事初めに、昨日のTODO管理ファイルをコピーして作成します。
例えば、今日が2019年04月03日であれば、昨日のファイル（20190402.docx）をコピーして、今日のファイル（20190403.docx）を作成します。そして、今日のファイル（20190403.docx）を開き、昨日終了したTODOを消して、今日やるべき事だけを残すのです。例えば、昨日のファイルの内容が以下だったとします。
----（20190402.docx）----
2019年4月2日（火）
9:00-10:00: ミーティング
10:00-12:00: ABCシステムの基本設計
13:00-17:00: XYZ機能の実装（コーディング）
2019年4月3日（水）
14:30-15:30: 客先での打合せ
2019年4月3日（水）
13:00-15:00: 情報セキュリティ研修
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このファイルをコピーして20190403.docxを作成します。次に、昨日の内容である以下の部分を今日の日付の下に切り貼りして移動します。
----（20190403.docx）----
2019年4月3日（水）
14:30-15:30: 客先での打合せ
2019年4月2日（火） <-------------- 切り貼りして移動したTODO①
9:00-10:00: ミーティング <------------ 切り貼りして移動したTODO②
10:00-12:00: ABCシステムの基本設計 <--------- 切り貼りして移動したTODO③
13:00-17:00: XYZ機能の実装（コーディング） <--- 切り貼りして移動したTODO④
2019年4月3日（水）
13:00-15:00: 情報セキュリティ研修
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上に示した状態では不要なものが含まれていますので、それらを削除します。まず、①（日付）、そして既に終了した②を削除します。次に、③と④です。もし、想定外に③に時間がかかってしまい、昨日終わるはずがまだ終わっていないとします（←よくあることです。）。その場合は、③の終了までにあとどれくらい時間がかかるかを考えて、今日のスケジュールに組み込みます。例えば、あと30分で終わる見込みとしましょう。そうであれば、朝一の9:00-9:30に③を組み込みます。そして、残りの時間を④に充てるとします。今日のスケジュールが出来上がりました。
----（20190403.docx）----
2019年4月3日（水）
9:00-9:30: ABCシステムの基本設計 <---------昨日から持ち越したTODO③
9:30-14:30: XYZ機能の実装（コーディング） <---昨日から持ち越したTODO④
14:30-15:30: 客先での打合せ
15:00-17:00: XYZ機能の実装（コーディング） <---昨日から持ち越したTODO④
2019年4月3日（水）
13:00-15:00: 情報セキュリティ研修
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今日のスケジュールが出来上がれば、あとはスケジュールに沿って仕事をこなしていきます。ある項目が終了したら、その項目をグレーで網掛するなどして、終わった仕事とそうでないものが分かるようにします。
まとめ
今回は、昨日のTODO管理ファイルを使って、今日のTODO管理ファイルを作成する方法を説明しました。この方法によって、朝一番に一日のスケジュールが最速で出来上がりますので、あとはスケジュールどおりに集中して仕事をこなすだけです。 これで、常に、迷うことなく目の前の仕事に集中できますので、仕事の効率があがることは間違いありません！！是非、試してみて下さい！
