忙しいビジネスマンのための仕事効率化テクニック　第1回「TODO管理はWORDが最高」 - 人生１００年時代を生き抜くために元外資系社員が仕事、健康、資産運用に役立つ情報を発信します。

はじめに

　今回から、忙しいビジネスマンのための業務効率化テクニックについて書いていきたいと思います。これは、私のン十年にわたるＩＴエンジニアとしての経験の中で、試行錯誤しながら身に着けたもので、非常に実践的なものです。少しでも私のノウハウが皆さんのお役に立てば幸いです。詳しくは以降で説明しますが、私が長年の経験で積み上げたTODO管理のノウハウは、主にパソコンに向き合って、デスクワークを中心とする方々にとって非常に有効な方法です。逆にいえば、外出先であまりパソコンと向き合う人には向かない方法かもしれません。

　私のおすすめする方法は、特にこんな方々に向いています。

・仕事は主にパソコンを使用

・メールでのコミュニケーションが多い

・とにかくやる事が多い

・優先順位で迷うことが多い

・仕事もプライベートも全部まとめて管理したい

・効率的に仕事を終わらせて早く家に帰りたい

・客先に常駐していてタスク管理ソフトが使えない環境である

第1回　TODO管理はWORDが最高

　ITエンジニアのみなさんは、こんな悩みを抱えていませんか？

　　－忙しいのに、上司からの雑用依頼が多くさばき切れない。

　　－細かな雑務の期限をつい忘れてしまう。

　　－優先順位がつけられない。

　　－仕事がおわらず毎日残業、等。

　私も以前はこのような悩みを抱えていましたが、WORDでTODO管理（やるべき事を書いた一覧）をするようになってから全て解消しました。

　やり方は簡単です。ただ、いつ何をするかをWORDファイルに順番に書いていくのです。例えば、今日が2019年4月2日（火）であれば、朝一で"20190214.docx"という空のファイルを作成し、一日の予定を次のように記述します。

------はじまり------

2019年4月2日（火）

　 9:00 - 9:30 朝礼

　10:00 - 11:00 〇✖会議　＠　123会議室

　19:00 友人と食事（＠ひふみレストラン）

------おわり------

　やる事をメモるだけならWORDでなくてもいいじゃないか、と思われるかもしれませんが、WORDを使うメリットは色々あります。それについては、おいおい説明していきますが、まず第一に、WORDは誰しもが使い慣れているという点が挙げられます。

　日々の業務の中で、次々に舞い込んでくる作業指示や会議の予定などを随時リアルタイムでWORDファイルに追記します。すると以下のような形になります。

------はじまり------

2019年4月2日（火）

　XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2019年4月5日（金）

　XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2019年4月15日（月）

　XXXXXXXXXXXXXXXXXX

------おわり------

　ここで重要なポイントは、指示や予定が舞い込んできたらすぐに、WORDファイルにそれを書きこむことです。それを行うためには、WORDを起動し、このTODO管理用のWORDファイルに常に書き込める状態にしておきます。作業時間は１件につき、せいぜい１～２分ですので、現在進行中の作業の妨げにはなりません。

　以上を実践するだけで、どんなに細かな作業指示でも忘れてしまうことは絶対になくなります。また、一つのファイルにまとめて予定を記載することで、情報の一元化が図れ、やることの情報検索も簡単にできます。どうでしょうか。是非試してみてください！

　今後、さらに細かなテクニックや様々な状況への対処法を書いていくつもりですので、あつかましいですが応援のコメント等いただけると嬉しいです。