忙しいビジネスマンのための仕事効率化テクニック（第4回）TODO管理ファイルの活用法（その２）

業務効率化

　今回は、TODO管理ファイルを全ての仕事の起点にするための細かなテクニックその２です。

TODO管理ファイルの活用法（その２）

　前回のTODO管理ファイルの活用法（その１）では、TODO管理ファイルを使って、将来のメール連絡のスケジュールを記載するとともに、その下準備としてドラフト版のメール本文もTODO管理ファイル上に書いておくことをおすすめしました。

　だだし、メール本文が非常に長い場合や、添付ファイルがある場合は、TODO管理ファイルだけでは管理しきれません。そういった場合の対応方法としては、パソコンのローカルドライブの何処かに作業フォルダを作成して、メール本文を別ファイルとして保存したり、添付ファイルをそこに保存したりしておきます。そして、その作業フォルダへのパスをTODO管理ファイルに記載しておきます。

　今日が2019年4月13日であるとして、例えば、約3か月後（7月5日）に、〇〇委員会関係者に添付ファイル付きのメールを送信する予定がある場合、本文を書いたファイルと添付ファイルをそれぞれ作成して、作業フォルダ”C:\作業フォルダ\20190705”に格納しておき、今日のTODO管理ファイル（20190413.docx）に以下のように記載しておけばよいのです。なお、メール本文には、タイトル、宛先（TO：およびCC：）も併せて書いておくことをおすすめします。

------20190413.docx------

2019年7月5日

〇〇委員会関係者にメール連絡

　本文：C:\作業フォルダ\20190705\メール本文.docx

　添付ファイル：C:\作業フォルダ\20190705\〇〇委員会資料.docx

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まとめ

　TODO管理ファイルを全ての仕事の起点とするために、メール本文や添付ファイル等を作業フォルダに格納しておき、作業フォルダへのパスをTODO管理ファイルに記載しておけば、将来、メールを出すときは、1分もあれば作業が完了します。タイミング良く、必要な連絡を効率よく行うことは、できるビジネスマンの基本ですね！